如何將Outlook 電子郵件儲存為PDF 格式

Outlook 中沒有以PDF 格式儲存電子郵件的直接方法。在本文中，我們提供了在不同的Outlook 版本中將Outlook 電子郵件儲存為PDF 檔案的手動方法。此外，我們還提供了另一種解決方案，透過使用進階PST 恢復工具將Outlook 電子郵件儲存為PDF。

有時，需要將Outlook 電子郵件儲存為PDF 檔案時會出現這種情況。例如，報告和演示、備份電子郵件或在進行工作場所調查時收集證據。在這種情況下，你希望將Outlook 電子郵件儲存為PDF 檔案，因為這種格式更易於使用。

在本文中，我們將提供將Outlook 電子郵件儲存為PDF 檔案的方法。下麵，你將看到在Outlook2007、2010、2013、2016和2019以及Mac 版Outlook 中以PDF 格式儲存電子郵件的逐步過程。

在Outlook 2013、2016和2019中將Outlook 電子郵件儲存為PDF 的步驟

如果你使用的是Windows 10，你可以透過以下步驟輕鬆地將電子郵件儲存為Outlook 2013、2016、2019中的PDF 格式：

步驟1、開啟Outlook 並選擇要另存新檔PDF 的電子郵件。

步驟2、開啟「檔案」選項卡，然後按一下「列印」。

步驟3、在「打印機」下，按一下下拉式功能表並選擇「Microsoft 列印為PDF」。 然後，按一下「列印」。

步驟4、在彈出的「將列印輸出另存為」視窗中，選擇要儲存PDF 檔案的位置，然後按一下「儲存」。

如果你使用的是其他版本的Windows OS，請按照給定的步驟將Outlook 電子郵件另存新檔PDF：

步驟1、開啟Outlook並選擇要另存新檔PDF 的電子郵件。

步驟2、開啟「檔案」選項卡，然後按一下「另存新檔」。

步驟3、在開啟的「另存新檔」視窗中，從下拉式功能表中選擇HTML，並將電子郵件另存新檔所需位置的HTML 檔案。

步驟4、你現在可以使用MS Word 將此HTML 檔案轉換為PDF。

在Outlook 2010中將Outlook 電子郵件儲存為PDF 的步驟

如果要在Outlook 2010中將電子郵件另存新檔PDF，則必須先以HTML 格式儲存電子郵件，然後將此HTML 檔案轉換為PDF。你可以按照以下步驟執行此操作：

步驟1、開啟Outlook 並選擇要另存新檔PDF 的電子郵件。

步驟2、開啟「檔案」選項卡並選擇「另存新檔」。

步驟3、在彈出的「另存新檔」視窗中，選擇希望將Outlook 郵件另存新檔PDF 檔案的位置。

步驟4、按一下「另存新檔類型」下拉式功能表，然後按一下「HTML」。然後，按一下「儲存」。

步驟5、開啟Microsoft Word。轉到「檔案」選項卡並按一下「開啟」。然後選擇在上一步中儲存的HTML檔案。

步驟6、開啟「檔案」選項卡，然後按一下「另存新檔」。然後，輸入要儲存PDF 檔案的位置。

步驟7、在彈出的「另存新檔」視窗中，開啟「另存新檔類型」下拉式功能表並選擇PDF。然後按一下「儲存」。

在Outlook 2007中將Outlook 電子郵件儲存為PDF 的步驟

若要在Outlook 2007中將電子郵件另存新檔PDF，你需要在Outlook 中手動複製電子郵件文字，然後使用Microsoft Word 將其另存新檔PDF。為此，請執行以下步驟：

步驟1、開啟Outlook 並選擇要另存新檔PDF 的電子郵件。

步驟2、複製電子郵件文字。你可以使用Ctrl+A和Ctrl+C

步驟3、在Microsoft Word 中開啟空白檔案並將複製的文字貼上到其中。

步驟4、按一下Microsoft Office 按鈕，選「另存新檔」，然後按一下PDF 或XPS。

步驟5、在「另存新檔類型」下，選擇PDF 並按一下「確定」。

步驟6、按一下「發佈」將檔案另存新檔PDF。

在Outlook for Mac 中將Outlook 電子郵件另存新檔PDF 的步驟

步驟1、開啟Outlook 並選擇要另存新檔PDF 的電子郵件。

步驟2、按右鍵電子郵件並選擇「列印」。

步驟3、在彈出的新視窗中，從下拉式功能表中選擇PDF，然後按一下另存新檔PDF。

步驟4、輸入要儲存PDF 檔案的位置，然後按一下「儲存」。

手工方法的局限性

當你只需儲存幾封電子郵件時，手動將Outlook 電子郵件另存新檔PDF 檔案很容易。但是，如果你必須手動儲存數百或數千封PDF 格式的電子郵件，這將是一項繁瑣而耗時的任務。手動方法的一些限制是：

• 如果Outlook 不運行或PST 檔案損壞，則無法將Outlook 電子郵件另存新檔PDF 檔案。
• 儲存後很難組織電子郵件，因為電子郵件沒有命名約定選項，例如主題+日期、發件人+主題+日期等。
• 分類和過濾電子郵件的功能有限。
• 在Outlook 2007和2010中，沒有將Outlook 郵件另存新檔PDF 檔案的選項

替代解決方案-使用Outlook PST 恢復工具

如果Outlook 無法運行、PST 檔案已損壞，或者你希望將大量Outlook 電子郵件另存新檔PDF 檔案，則可以使用進階PST 恢復工具，如「Stellar Repair for Outlook」。該軟體修復損壞的PST 檔案，從PST 中選取所有電子郵件和其他項目，並將其另存新檔PDF 和各種其他檔案格式。

「Stellar Repair for Outlook」提供以下好處：

• 從PST 恢復已删除的電子郵件，並將其另存新檔PDF 檔案格式。
• 允許將Outlook 電子郵件批量轉換為PDF。
• 只需按一下幾下，即可將整個電子郵件資料夾另存新檔單個PDF 檔案。
• 提供基於不同電子郵件欄位（發件人、收件人、主題等）搜尋所需電子郵件的選項。
• 允許你為儲存的PDF 檔案選擇命名約定。
• 提供多種命名約定，如主題、主題+日期、發件人+主題+日期等。

結論

你可能希望以PDF 格式儲存Outlook 電子郵件，以用於報告或演示文稿以及備份目的。但是，Outlook 中沒有以PDF 格式儲存電子郵件的直接功能。你可以使用本文中提到的手動解決方案將Outlook 電子郵件另存新檔PDF 檔案。但是，如果PST 檔案已損壞或Outlook 應用程式無法工作，則無法將電子郵件另存新檔PDF 格式。在這種情況下，你可以使用協力廠商PST 恢復工具來恢復Outlook 電子郵件並將其另存新檔PDF。